SKU và vai trò trong quản lý tồn kho

SKU và vai trò trong quản lý tồn kho

Một nhà kho được quản lý tốt là một trong những nguồn lực mạnh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu nhà kho chứa nhiều loại hàng hóa với trị giá hàng triệu USD thì quản lý hiệu quả lại không phải là vấn đề đơn giản. Một yêu cầu bắt buộc đối với người quản lý kho hàng đó là phải có sơ đồ kho với vị trí cho từng mặt hàng. Thông thường, mỗi vị trí trong kho sẽ được gán một mã số nhất định, hàng hóa sau khi được đưa vào vị trí đó, sẽ được hiển thị mã hàng trên sơ đồ kho. Nhờ vào sơ đồ hiển thị này, công nhân kho có thể tìm được mặt hàng hóa đó một cách nhanh chóng. Đối với các kho có bố trí giá kệ cao tầng, việc gán mã số này càng trở nên cần thiết. Sau khi mỗi vị trí được gán mã, các mặt hàng cũng sẽ được quản lý theo mã SKU để thuận tiện cho việc quản lý tồn kho, xuất nhập hàng hóa.

SKU là gì?

SKU (Stock-Keeping Unit) là Mã hàng hóa, gồm một chuỗi ký tự (chữ và/hoặc số) dùng để đánh dấu vị trí của hàng hóa lưu trong kho. Nhìn vào mã SKU này, có thể nhanh chóng tìm ra ngay khu vực lưu trữ của sản phẩm.  Không giống như mã sản phẩm phổ thông (UPC) Universal Product Code – một dạng mã vạch đặc biệt là một chuỗi 12 số để theo dõi các mặt hàng thương mại trong các cửa hàng, SKU không phổ biến, mỗi doanh nghiệp có một bộ SKU riêng cho hàng hóa của mình. Điều này có nghĩa là một sản phẩm có cùng UPC có thể có hai SKU khác nhau từ hai người bán khác nhau.

Ví dụ đối với sản phẩm lưu ở giá A, dãy 2, tầng 09, ô 11, màu xanh lá cây, mã SKU gợi ý là A020911GR. Không có quy định chuẩn về đặt mã SKU, mã này được đặt tùy vào mỗi doanh nghiệp.

Một số điều cần lưu ý khi đặt mã SKU:

• Đặt mã SKU nên dễ hiểu, dễ nhớ và chỉ bao gồm những thông tin cần thiết.
• Nên sử dụng kết hợp cả chữ và số.
• Không nên đưa quá nhiều thông tin trong mã SKU.
• Không dùng các ký tự đặc biệt như % $ & @, #
• SKU cũng là duy nhất và cụ thể cho từng vị trí. Nếu bạn có một sản phẩm được lưu trữ trong hai kho, bạn sẽ cần tạo hai SKU khác nhau để quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn.
• Mỗi SKU chỉ được liên kết với hàng có sẵn trong kho và không bao gồm hàng chuẩn bị đặt mua để bổ sung SKU trong kho của bạn. Vì lý do này, SKU là một phần quan trọng trong chiến lược tối ưu hóa công suất chứa của kho.

Vai trò của SKU trong theo việc theo dõi khả năng sinh lời.

SKU giúp chúng ta nắm được chính xác số lượng hàng hóa và biết được được công suất kho còn dư hay không. Đối với một công ty cung cấp dịch vụ logistic 3PL, việc quản lý công suất chứa của kho là vô cùng quan trọng. Nếu họ không có đủ hàng hóa trong kho, có nghĩa là họ đang lãng phí khả năng sinh lời của kho hàng. Mặt khác, nếu một doanh nghiệp sản xuất có quá nhiều vị trí trống trong kho, họ cần xem xét 2 vấn đề:

• Hàng hóa có dự trữ đủ cho sản xuất được liên tục hay không?
• Kho hàng liệu có chiếm quá nhiều diện tích và gây lãng phí chỗ chứa không?

Dựa vào tần suất nhập, xuất hàng của từng SKU, ta có thể xác định được mặt hàng nào luân chuyển nhiều nhất và mặt hàng nào đang hoạt động kém hiệu quả. Điều này không chỉ cung cấp cho bạn bức tranh rõ ràng hơn về các dòng lợi nhuận mà còn giúp bạn đưa ra các quyết định chiến lược về sản phẩm nhằm giúp doanh nghiệp tăng trưởng trong tương lai.

Mặc dù SKU mang lại lợi ích trong việc xác định vị trí, loại sản phẩm, nhưng có quá nhiều SKU có thể dẫn đến một loạt các hoạt động quản lý phức tạp. Sự gia tăng của SKU thường xảy ra khi các công ty tạo ra nhiều loại sản phẩm hơn để phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Vấn đề nảy sinh khi nhiều SKU hơn đồng nghĩa với việc tăng chi phí sản xuất và duy trì hàng tồn kho. Nhu cầu về một SKU cụ thể có thể không đủ cao để quay vòng hàng tồn kho hợp lý. Hơn nữa, trong một số ngành, các sản phẩm mới có thể cạnh tranh và xóa bỏ nhu cầu đối với các sản phẩm hiện có, có nghĩa là một công ty cố gắng đa dạng hóa sản phẩm, tốn kém thêm chi phí sản xuất và chi phí lưu kho mà doanh thu vẫn dậm chân tại chỗ.

Hợp lý hóa SKU là một quá trình ra quyết định nhằm xác định xem có nên tiếp tục sử dụng một sản phẩm hay không. Có nhiều kỹ thuật khác nhau để giảm hoặc hợp lý hóa SKU, nhưng một trong những kỹ thuật phổ biến nhất là thực hiện Phân tích GMROI (Gross Margin Return on Investment – Tỷ suất lợi nhuận gộp của đầu tư hàng tồn kho), lấy lợi nhuận gộp chia cho chi phí giá vốn hàng tồn kho trung bình. Nếu tỷ lệ trên 1, sản phẩm được coi là có lãi. Các sản phẩm có GMROI dưới 1 được coi là không có lợi nhuận và có thể bị ngừng cung cấp.

Vai trò của SKU trong quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là quá trình theo dõi từ đầu đến cuối, từ đặt hàng, nhận hàng và nhập kho đến đóng gói và vận chuyển sản phẩm. SKU giúp hiểu biết đầy đủ về lượng hàng tồn kho cũng như số lượng cần để đáp ứng các đơn đặt hàng sắp tới cho phép các công ty duy trì lượng hàng dự trữ phù hợp. Dự báo và lập kế hoạch là rất quan trọng để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và đảm bảo lợi nhuận.

Mọi sản phẩm đều có SKU, nghĩa là mọi mặt hàng bạn đang bán đều có mã duy nhất của riêng nó. Tổ chức và xác định sản phẩm bằng cách sử dụng SKU tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu mức tồn kho, giảm đáng kể tình trạng thiếu hàng trong kho.

Hơn nữa, phân loại hàng tồn kho với SKU cho phép khả năng hiển thị rõ ràng hơn về chuyển động của kho hàng và giúp xác định vị trí và cách thức hàng hóa bị mất tích, giảm thiểu khả năng bị thiếu hoặc mất cắp do không được kiểm đếm. Ngoài ra, SKU tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định mức tồn kho tối thiểu và tối đa. Nhờ việc xác định các ngưỡng này, bạn có thể biết khi nào cần thực hiện đơn đặt hàng mới.

Quản lý kho hiệu quả không hề là một công việc dễ dàng, đặc biệt là khi bạn không có phần mềm quản lý kho hỗ trợ mà chỉ thực hiện các báo cáo bằng thao tác thủ công trên Excel. Tuy nhiên, điều quan trọng để đạt được hiệu quả trong công việc không đến từ việc chúng ta sở hữu các phần mềm hiện đại và đẳng cấp, đắt tiền như thế nào mà là vận dụng trí tuệ và kỹ năng của con người hiệu quả ra sao. Liên tục nâng cao hiểu biết, tìm tòi và không ngừng thử nghiệm các phương pháp đã tìm hiểu được vào công việc sẽ giúp ta có được bước tiến vững chắc và đạt được mục tiêu trong công việc của mình.

(Theo manufacturingway)

• Website: https://www.thinknextco.com
• Email: support@thinknextco.com
• Tel: (84)02 86682 1836
• Hotline: 0909 666515 ( Mr. Vinh)
• Fanpage: http://www.fb.com/thinknext.vn
• Linkedin: http://www.linkedin.com/company/think-next-co