KHI NHÂN VIÊN LẬP KẾ HOẠCH RẤT GIỎI EXCEL… NHƯNG NHÀ MÁY ĐÃ VƯỢT QUÁ KHẢ NĂNG CỦA EXCEL?
Tôi đã có dịp gặp trực tiếp và trao đổi tại một vài nhà máy sản xuất ngành thiết bị y tế và nhà máy sản xuất linh phụ kiện cho ngành ô tô / xe máy. Ở trong mỗi nhà máy này đều có một anh / chị Trưởng phòng kế hoạch được mọi người trong công ty đánh giá là “bậc thầy Excel”.
Anh có kinh nghiệm làm việc cùng công ty hơn 18-19 năm. Trước chỗ anh ngồi có 3 màn hình, mỗi màn hình mở một file Excel khác nhau. File Excel của anh không đơn giản chỉ là vài dòng dữ liệu và công thức.
Đó là cả một hệ thống được xây dựng qua nhiều năm vận hành.
Có sheet theo dõi đơn hàng.
Có sheet theo dõi tồn kho.
Có sheet kế hoạch nguyên vật liệu.
Có sheet năng lực máy móc.
Có sheet theo dõi tiến độ sản xuất.
Mọi thứ đều rất đầy đủ.
Điều đáng nói là:
Anh là người hiểu nhà máy rất rõ, hiểu từng máy, từng công đoạn, từng loại nguyên vật liệu và biết chính xác khi nào cần điều chỉnh kế hoạch.
Nhưng rồi nhà máy bắt đầu phát triển. Nhà máy có nhiều Đơn hàng hơn. Số lượng mã hàng tăng lên. Khách hàng thay đổi đơn hàng liên tục. Nguyên vật liệu nhiều biến động. Năng lực máy móc và nhân công cũng biến động.
Và đến một thời điểm, vấn đề bắt đầu xuất hiện.
Số lượng biến số đã vượt quá khả năng mà một con người và một file Excel có thể xử lý hiệu quả.
Một thay đổi nhỏ ở đơn hàng có thể kéo theo hàng loạt thay đổi khác:
• Kế hoạch sản xuất phải điều chỉnh.
• Nhu cầu nguyên vật liệu thay đổi.
• Lịch mua hàng thay đổi.
• Thứ tự ưu tiên sản xuất thay đổi.
• Năng lực máy phải tính toán lại.
• Thời gian giao hàng của những đơn hàng khác cũng bị ảnh hưởng.
Và mỗi lần vậy, anh lại mở Excel lên. Chờ file load. Dò công thức lỗi. Copy dữ liệu qua lại giữa các sheet. Rồi vẫn phải tự hỏi: “Kế hoạch này có đúng không ta?”
Có file mở lên mất vài phút. Chỉ đổi một ô dữ liệu, hàng nghìn công thức lại chạy lại từ đầu. File ngày càng nặng, máy ngày càng ì ạch.
⚠️ CÁI NGUY HIỂM KHÔNG PHẢI LÀ EXCEL CHẠY CHẬM
Nhiều người nghĩ chỉ là “máy yếu, file nặng”. Nhưng không phải.
Nguy hiểm thật sự là: nhà máy đang chạy nhanh hơn tốc độ mà kế hoạch có thể theo kịp.
Ngoài xưởng, mọi thứ đổi từng giờ. Trong khi để kế hoạch “chạy” lại, đôi khi mất hàng giờ đồng hồ.
Nhà máy sống theo nhịp phút. Kế hoạch vẫn tính theo nhịp giờ.
Anh biết rõ vấn đề nằm ở đâu, biết chính xác cần chỉnh gì – nhưng không còn đủ thời gian để xử lý hết. Đó chính là cảm giác “lực bất tòng tâm” mà rất nhiều người làm kế hoạch sẽ thấy quen.
🔑 KHI CẢ NHÀ MÁY PHỤ THUỘC VÀO MỘT VÀI CÁI ĐẦU
Khi cả hệ thống vận hành nằm gọn trong đầu một, hai người, chính họ lại trở thành rủi ro lớn nhất.
Anh nghỉ phép 1 tuần? Không ai dám đụng vào file. Ai đó sửa nhầm công thức? Có khi mất vài ngày mới tìm ra lỗi. Dữ liệu vừa đổi xong? Bản kế hoạch coi như lỗi thời ngay khi vừa in ra.
Đây không phải câu chuyện của riêng nhà máy. Tôi gặp lại mẫu hình này ở rất nhiều nhà máy khác.
Bạn có đang thấy hình ảnh của mình trong câu chuyện này không?!?
